1. Cine prelucrează datele
Operatorul datelor este WISE AUTO S.R.L., cu sediul la Strada Trandafirilor nr. 98E, sat Dezmir, comuna Apahida, județul Cluj, 407039. Pentru orice întrebare sau cerere privind datele personale poți scrie la office@wisecars.ro ori poți suna la +40730220032.
2. Ce date colectăm
- Rezervare și contract: nume, telefon, email, număr auto, marcă/model, număr de pasageri, perioada parcării, numărul zborului, observații, tarif, stare, cod și comunicări.
- Predare și incidente: starea vizibilă a vehiculului, fotografii sau fișe de predare, sesizări, dovezi și corespondență.
- Verificarea predării: actul de identitate sau dovada dreptului de folosință poate fi verificată vizual; în fluxul obișnuit nu copiem documentul și nu notăm seria, numărul ori CNP-ul.
- Supraveghere video: după activarea sistemului, imaginea persoanelor, vehiculelor și numerelor de înmatriculare surprinse în zonele semnalizate.
- Utilizarea site-ului: adresa IP, momentul cererii, informații tehnice despre browser și dispozitiv, jurnale de securitate, sesiune, preferințe cookies și, când există, sursa generală, mediul, campania, pagina de intrare și domeniul de referință al vizitei.
Nu solicităm date sensibile în formular. Te rugăm să nu introduci în observații informații medicale, copii de acte sau alte date care nu sunt necesare serviciului. Dacă un incident ori o obligație legală impune colectarea unei copii sau a unor date suplimentare din document, comunicăm separat scopul, temeiul și perioada de păstrare.
Stocarea opțională pentru analiză și marketing se activează numai după alegerea ta. Google Consent Mode pornește cu stocarea refuzată și poate transmite semnale tehnice fără cookie-uri, împreună cu starea consimțământului, pentru măsurare agregată și modelare. Nu transmitem prin tracking numele, telefonul, emailul, numărul auto, zborul sau observațiile. După salvarea unei cereri noi putem transmite evenimentul statistic generate_lead. Dacă ai acceptat marketingul și rezervarea este ulterior acceptată de echipă, putem transmite către Google Ads identificatorul clickului publicitar, valoarea și moneda rezervării, momentul confirmării și un identificator tehnic pseudonim folosit pentru evitarea dublurilor. Linkul privat de confirmare din email rămâne exclus de la tracking.
Pentru verificarea internă a sursei rezervărilor putem asocia cererii sursa generală, mediul, numele sau ID-ul campaniei, termenul publicitar, pagina de intrare și numai domeniul de referință. Nu păstrăm în acest scop URL-ul complet de referință, iar identificatorul clickului Google nu este salvat dacă Marketingul este refuzat. Aceste date limitate sunt folosite intern pentru reconcilierea rezervărilor și verificarea funcționării măsurării; transmiterea lor către Google rămâne supusă alegerilor opționale descrise mai sus.
3. Scopurile și temeiurile
| Scop | Temei |
|---|---|
| Calcularea tarifului, analizarea cererii, încheierea și executarea rezervării, shuttle, comunicări operaționale | Demersuri la cererea clientului și executarea contractului |
| Facturare, contabilitate și răspuns către autorități | Îndeplinirea obligațiilor legale |
| Securitatea site-ului, prevenirea fraudei, apărarea drepturilor și gestionarea reclamațiilor | Interesul legitim al operatorului de a-și proteja serviciul și drepturile |
| Reconcilierea internă a cererilor cu sursa generală a vizitei și verificarea funcționării măsurării, folosind date de atribuire minimizate | Interesul legitim al operatorului de a evalua eficiența serviciului și corectitudinea tehnică a fluxului |
| Prevenirea neprezentărilor repetate și refuzarea automată a cererilor care folosesc un telefon sau email asociat unei neprezentări anterioare | Interesul legitim al operatorului de a evita blocarea repetată și nefolosită a locurilor și mobilizarea inutilă a personalului |
| Securitatea persoanelor și bunurilor, controlul accesului și investigarea incidentelor prin CCTV | Interes legitim, după evaluarea necesității și proporționalității |
| Analiză sau marketing prin tehnologii opționale | Consimțământ, care poate fi retras oricând |
Acceptarea Termenilor însoțește cererea, iar contractul se încheie numai când operatorul confirmă acceptarea prin email. Consultarea acestei politici nu este un consimțământ pentru prelucrările necesare cererii, contractului, obligațiilor legale ori intereselor legitime.
4. De unde provin datele
Datele provin direct de la persoana care face rezervarea, din interacțiunea cu personalul, din sistemele tehnice și, după activarea supravegherii video, din camerele semnalizate. Dacă rezervantul comunică date despre altă persoană, trebuie să aibă dreptul de a le transmite și să îi aducă la cunoștință această politică.
5. Cui putem divulga datele
Accesul este acordat numai în măsura necesară personalului autorizat. Datele mai pot fi comunicate autorităților, instanțelor, organelor de cercetare, asigurătorilor ori consultanților când există un temei legal.
Categorii de destinatari: furnizorii de găzduire, copii de siguranță și email, mentenanță IT, plăți/POS, contabilitate și mentenanță CCTV, numai dacă participă efectiv la serviciu și numai pentru datele necesare. După acordul pentru categoriile opționale, date statistice și de atribuire limitate sunt prelucrate prin Google Analytics și Google Ads, servicii furnizate de Google Ireland Limited.
Când un furnizor prelucrează date în numele nostru, îi permitem accesul numai în baza unor instrucțiuni documentate și a condițiilor de confidențialitate și securitate aplicabile rolului său.
Nu vindem datele personale și nu folosim datele rezervării pentru marketing fără un temei separat.
6. Transferuri în afara Spațiului Economic European
Pentru Google Analytics și Google Ads, Google poate utiliza infrastructură și subprocessatori din afara Spațiului Economic European. Transferurile sunt protejate, după caz, printr-o decizie de adecvare și/sau clauze contractuale standard. Detalii sunt disponibile în politica Google indicată în pagina Cookies.
Detaliile instrumentelor opționale active sunt prezentate și în Politica de cookies. Dacă se folosesc garanții precum clauzele contractuale standard, o copie sau informații despre acestea pot fi solicitate la office@wisecars.ro.
7. Cât timp păstrăm datele
- cereri care nu au fost acceptate și nu au dus la un contract: cel mult 6 luni de la închidere;
- rezervări acceptate, inclusiv cele anulate ulterior ori marcate ca neprezentare, comunicări și dovezi contractuale: pe durata serviciului și, de regulă, 3 ani după închidere, corespunzător termenului general de apărare a drepturilor;
- amprentele tehnice ale telefonului și emailului asociate unei neprezentări: maximum 3 ani de la neprezentare sau până la corectarea marcării, dacă aceasta a fost făcută din greșeală;
- declarații de retragere și confirmările aferente: împreună cu dovada contractuală, pe durata necesară soluționării și apărării drepturilor;
- documente financiar-contabile: 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite;
- jurnale tehnice și de securitate: cel mult 3 luni, dacă un incident nu justifică păstrarea mai lungă;
- înregistrări CCTV, după activarea și verificarea sistemului: cel mult 30 de zile, în afara secvențelor izolate legal pentru un incident;
- preferințe și cookie-uri: termenele din Politica de cookies.
Dacă apare o reclamație, un litigiu, un incident de securitate sau o obligație legală, datele strict relevante pot fi izolate și păstrate până la soluționarea definitivă, apoi șterse ori anonimizate.
8. Date obligatorii și decizii automate
Câmpurile marcate cu „*” sunt necesare pentru analizarea și executarea cererii. Fără ele nu putem procesa rezervarea. Datele opționale ajută organizarea serviciului.
În mod obișnuit, acceptarea sau refuzul este decis de personal. Ca excepție, o cerere este refuzată automat dacă telefonul sau emailul coincid cu o neprezentare înregistrată în ultimii 3 ani. Verificarea folosește amprente tehnice ale datelor de contact, nu transmite aceste date unui furnizor extern și nu produce nicio obligație de plată. Clientul primește imediat informarea privind motivul refuzului. Dacă datele sunt inexacte ori neprezentarea a fost atribuită greșit, poate solicita rectificarea la datele de contact de mai sus.
9. Drepturile tale
În condițiile GDPR, poți cere accesul la date, rectificarea, ștergerea, restricționarea, portabilitatea și poți formula opoziție față de prelucrările bazate pe interes legitim. Când temeiul este consimțământul, îl poți retrage fără a afecta prelucrarea anterioară. Unele cereri pot fi limitate de obligații legale, drepturile altor persoane sau necesitatea apărării unui drept.
Trimite cererea la office@wisecars.ro. Putem solicita informații rezonabile pentru verificarea identității. Răspundem fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în cel mult o lună.
10. Reclamații și securitate
Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal și să te adresezi instanțelor. Te încurajăm să ne contactezi mai întâi pentru a putea clarifica rapid situația.
Înainte de activarea rezervărilor publice, verificăm accesul pe roluri, parolele, actualizările, copiile de siguranță, contractele furnizorilor și procedura incidentelor de securitate. Niciun sistem nu poate elimina complet orice risc.
11. Actualizări
Politica poate fi actualizată când se schimbă serviciile, furnizorii sau legea. Noua versiune se publică aici, cu data intrării în vigoare. Dacă schimbarea afectează o alegere bazată pe consimțământ, solicităm din nou opțiunea înainte de activarea noii prelucrări.